Een RGS-afspraak wordt sterker met duidelijke regie

Resultaatgericht Samenwerken is voor veel woningcorporaties een logische manier om onderhoud, kwaliteit en kosten beter met elkaar te verbinden. Maar de waarde van RGS ontstaat pas echt wanneer de samenwerking ook praktisch is ingericht.

Een afspraak op papier is het begin, niet het eindpunt.

In de praktijk zie je dat de kwaliteit van RGS niet alleen wordt bepaald door de gemaakte afspraak, maar vooral door de manier waarop mensen, processen en informatie elkaar dagelijks weten te vinden. Juist daar ontstaat het verschil tussen een samenwerking die formeel is ingericht en een samenwerking die ook echt werkt.

RGS biedt opdrachtgevers en ketenpartners een kader om te sturen op kwaliteit, prestaties en gezamenlijke verantwoordelijkheid. In de corporatiesector helpt het om onderhoud, verduurzaming en kosten beter in samenhang te organiseren. Diezelfde principes zijn ook breder toepasbaar in vastgoedomgevingen waar onderhoud, kwaliteit, gebruikersbelang en langetermijnwaarde samenkomen.

Toch merken corporaties en ketenpartners in de praktijk soms dat er in de samenwerking nog meer waarde zit dan op dat moment zichtbaar wordt.

Dat heeft zelden alleen te maken met de afspraken zelf. De kracht van Resultaatgericht Samenwerken zit niet alleen in het contract, maar vooral in de dagelijkse manier waarop partijen samenwerken, keuzes maken, afwegingen maken en prestaties bespreken.

Resultaatgericht Samenwerken als samenwerking, niet alleen als afspraak

Wanneer partijen starten met RGS, worden afspraken gemaakt over kwaliteit, prestaties en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daarnaast worden rollen bepaald en wordt vastgelegd hoe partijen met elkaar omgaan. Dat is een goed fundament.

Maar RGS vraagt meer dan afspraken. De volgende elementen bepalen of de samenwerking in de praktijk zijn waarde kan waarmaken:

• heldere rollen voor zowel opdrachtgever als opdrachtnemer;
• een overlegstructuur met ritme op operationeel, tactisch en strategisch niveau;
• informatie die tijdig beschikbaar is bij de juiste mensen;
• inzicht in prestaties dat aansluit op de dagelijkse uitvoeringspraktijk;
• ruimte om van elkaar te leren en bij te sturen.

Wanneer een of meerdere van deze elementen onvoldoende aandacht krijgen, blijft RGS sneller hangen in afspraken en formats. Terwijl de kracht juist zit in de levende samenwerking tussen mensen die samen verantwoordelijkheid nemen voor kwaliteit, voortgang en resultaat.

Hoe RGS kracht krijgt in de praktijk

De waarde van RGS zit in de vertaalslag van contract naar dagelijkse samenwerking. Hiervoor is ketenregie essentieel. Ketenregie verbindt opdrachtgever en ketenpartner op rollen, KPI’s, informatie en samenwerking, zodat prestaties zichtbaar worden en beide partijen vanuit hetzelfde beeld werken.

Operationeel overleg verzamelt signalen uit de praktijk over voortgang, kwaliteit en aandachtspunten. Vervolgens vertaalt tactisch overleg deze signalen naar keuzes, prioriteiten, afwegingen en bijsturing. Strategisch overleg bewaakt de langere termijn en de aansluiting op de vastgoeddoelen van de opdrachtgever.

Wanneer deze niveaus elkaar goed voeden, wordt RGS meer dan een procesafspraak. Dan ontstaat een samenwerking waarin signalen uit de uitvoering niet blijven liggen, maar op het juiste niveau worden besproken en opgevolgd.

Daarvoor is ook procesmanagement nodig. Afspraken moeten worden vertaald naar werkbare processen die door iedereen worden begrepen en gevolgd. Bovendien moeten die processen regelmatig worden getoetst en waar nodig worden bijgesteld.

In de praktijk merk ik dat RGS vaak niet sterker wordt door steeds meer afspraken toe te voegen. De samenwerking wordt sterker wanneer bestaande afspraken beter worden georganiseerd, besproken en opgevolgd.

Wat regie toevoegt aan Resultaatgericht Samenwerken

Regie binnen RGS betekent niet controleren of alleen bijhouden. Het betekent verbinden, overzicht houden en tijdig bespreekbaar maken wat aandacht vraagt.

Goede regie zorgt ervoor dat:

• beide partijen vanuit hetzelfde beeld werken;
• keuzes, afwegingen en opvolging op het juiste niveau en op het juiste moment plaatsvinden;
• aandachtspunten zichtbaar worden voordat ze groter worden;
• prestaties worden besproken in de context van samenwerking en niet alleen als cijfers;
• leren en verbeteren een vast onderdeel zijn van de samenwerking.

Hierdoor wordt RGS een manier van werken die beide partijen sterker maakt. Bovendien groeit het vertrouwen naarmate partijen merken dat afspraken worden nagekomen en dat het gesprek over samenwerking open en constructief blijft.

Juist in de overgang tussen uitvoering, contractmanagement en vastgoedsturing ontstaat vaak de ruimte waar regie waarde toevoegt. Daar komen proces, mensen en middelen samen. En daar wordt zichtbaar of de samenwerking voldoende ritme, richting en opvolging heeft.

Drie niveaus die RGS levend houden

Een RGS-samenwerking vraagt om aandacht op drie niveaus. Elk niveau heeft zijn eigen ritme, onderwerpen en deelnemers. Samen vormen ze de ruggengraat van werkende ketensamenwerking.

Operationeel niveau

Dit is het niveau van de dagelijkse uitvoering. Hier worden voortgang, kwaliteit en aandachtspunten besproken. Ook worden kleine bijsturingen gedaan die de uitvoering werkbaar houden.

Het operationele niveau geeft zicht op wat er echt gebeurt in de praktijk. Niet alleen in planning en rapportages, maar ook in de samenwerking tussen mensen, de beschikbaarheid van informatie en de uitvoerbaarheid van gemaakte afspraken.

Tactisch niveau

Dit is het niveau van keuzes, prioriteiten en afwegingen. Hier worden signalen uit de uitvoering vertaald naar richting, planning, middelen en aanpak. Prestatiegegevens worden niet alleen beoordeeld als cijfers, maar ook geduid in de context van de samenwerking.

Daarmee vormt het tactische niveau de schakel tussen uitvoering en sturing. Het voorkomt dat signalen te operationeel blijven hangen of juist te snel op een hoger niveau worden besproken zonder voldoende praktijkbeeld.

Strategisch niveau

Dit is het niveau van de langere termijn. Hier wordt bewaakt of de samenwerking nog aansluit op de vastgoeddoelen van de opdrachtgever. Daarnaast worden grotere keuzes gemaakt over de toekomstige richting van de RGS-samenwerking.

Op strategisch niveau gaat het niet alleen om de vraag of prestaties worden gehaald, maar ook om de vraag of de samenwerking nog bijdraagt aan de bredere opgave: betaalbaar, duurzaam en toekomstgericht vastgoedonderhoud.

Wanneer deze drie niveaus goed op elkaar aansluiten, wordt RGS een lerende samenwerking die zich blijft ontwikkelen. Daarmee sluit de samenwerking beter aan op de bedoeling van de Leidraad RGS: niet alleen afspraken vastleggen, maar samen sturen op kwaliteit, prestaties en continue verbetering.

De Leidraad RGS is ontwikkeld vanuit het gedachtegoed van woningcorporaties en vastgoedonderhoudsbedrijven. Tegelijkertijd zijn de principes ook bruikbaar in andere vastgoedomgevingen, zoals zorg, onderwijs en overheid. Overal waar onderhoud, investeren in vastgoed, gebruikersbelang en langetermijnkwaliteit samenkomen, vraagt resultaatgericht samenwerken om duidelijke regie.

Veelgestelde vragen over Resultaatgericht Samenwerken